Handbok

Internet-

faktura

Ó Å-DATA Infosystem AB

 

 

 

 

 

 

 



 

1. Inledning.. 2

2. Systemöversikt. 3

2.1 Arbetsgången. 3

2.2. Huvudmeny. 4

3 Kunduppgifter. 6

4. FTP-uppgifter. 8

4.1 Översikt 8

5 Hämta anmälan/avanmälan/återredovisning.. 9

5.1 Översikt 9

6. Anmälningsregister. 10

6.1 Översikt 10

7. Skicka fakturor. 12

 


1. Inledning

 

Denna dokumentation har till syfte att vara en handbok för hantering av funktionerna för Internetfaktura men även direktkopplad hjälpinformation om rutinen. Det går att skriva ut hela eller delar av den och använda som handbok vid sidan om. Utformningen har dock skett för att passa vid hjälpsökning från någon funktion eller meny i rutinen.

 

Rutinbeskrivningen inleds med en systemöversikt där även arbetsgången beskrivs översiktligt. Därefter följer en funktionsbeskrivning som följer menyindelningen.

 

Respektive funktion inleds med en översiktlig beskrivning som oftast innehåller en bild av aktuell funktion. Finns verktygsknappar som är specifika för just den bilden förklaras dessa, annars hänvisas till det avsnitt som beskriver de generella verktygsknapparna i hjälpmenyn under rubriken ”grundläggande information”.

 

Hjälpmenyn är i övrigt indelad i en innehållsförteckning samt aktuellt avsnitt som visas på skärmen.

 


2. Systemöversikt

 

Systemet Internetfaktura är en tilläggsmodul till reskontran som medger produktion av kundfakturor till de flesta svenska bankers internetbanksystem.

 

För att kunna använda Internetfaktura krävs att avtal tecknas med banken.  Dessutom krävs att Å-datasystemens programprodukt för Internetfaktura anskaffas.

 

Systemet tar emot maskinella anmälningar/avanmälningar som kunderna gör i sin Internetbank. Därefter så styrs alla fakturor med kundens personnummer över från sedvanlig utskrift till att skickas direkt till Internetbanken genom en ”fakturaväxel, CTD”.

 

För kunden innebär detta enklare registrering och betalning i sin Internetbank. Anmälan av Internetfaktura kan också kombineras med autogiro. Detta innebär att en kund som både gjort anmälan till Internetfaktura och skickat in medgivande till autogirobetalning kommer att få en faktura till sin Internetbank, som dock ej betalas manuellt utan beloppet dras automatiskt på förfallodagen.

 

Systemet innehåller funktioner för att följa upp kundernas anmälan/avanmälan och möjlighet att styra översändningen av fakturor till banksystemen.

 

2.1 Arbetsgången

 

Översiktligt kan arbetsgången beskrivas enligt följande:

 

Efter att avtal har tecknats med bank erhålls diverse styrparametrar. Tillsammans med Å-data görs de fakturamallar som önskas. Därefter görs grundupplägget för företagsuppgifter och FTP-uppgifter tillsammans med Å-data. Eventuell testkörning görs också mot banken innan produktionen kan köras igång.

 

Kunden gör sedan anmälan hos sin Internetbank att man önskar betala fakturorna över Internetbanken. Avanmälan görs även på samma sätt. Hur själva anmälningsförfarandet på Internetbanken skall se ut bestäms mellan kommunen/företaget och Internetbanken.

 

Kommunen hämtar sedan förslagsvis dagligen de anmälningar och avanmälningar som gjorts. Vid denna hämtning erhålls även en kvittens på skickade fakturor. I kundreskontrat visas att kunden är en ”Internetfakturakund”. Själva betalningarna hämtas på vanligt sätt genom post eller bankgiro.

 

Efter att fakturering skett i respektive debiteringsrutin och företag visas dessa på en förteckning. Dessa skickas sedan iväg till Internetbanken.

Kommunen kan även avaktivera en kund direkt genom detta system.

 

2.2. Huvudmeny

 

 

 

 

2.2.1  Menyindelning

 

Respektive funktion nås genom att klicka på rubriken med musen. Internetfakturafunktionen avser samtliga företag i kommunen/företaget.

 

Hämta anmälan/avanmälan/återredovisning: Genom denna punkt hämtas anmälningarna som kunderna gör i sin Internetbank. Uppgifterna visas sedan i anmälningsregistret. Återredovisningslista för skickade fakturor hämtas även via denna punkt.

 

Anmälningsregister: Här visas en förteckning över de kunder som anmält sig till systemet Här kan man även avaktivera kunderna.

 

Skicka fakturor: Genom denna punkt väljs vilka fakturabuntar som skall sändas iväg till Internetbanken. Omsändning, borttag samt visning kan även göras här.

 

Kunduppgifter: Här anges per företag diverse kunduppgifter, som erhålls vid igångstarten av systemet.

 

FTP- uppgifter: Här läggs styrvärden upp för själva dataöverföringen i samråd med Å-data.

                   

3 Kunduppgifter

 

3.1.1 Översikt

 

 

Nedanstående uppgifter kan fyllas i när avtalet tecknats med banken, samt när lämpliga fakturamallar lagts upp av Å-data. Varje debiteringsföretag som är aktuellt måste läggas upp här. Val av betalningssätt görs även på denna bild.

 

 

 

 

3.1.2 Inmatningsfält

 

Företagsnummer

 

Varje aktuellt debiteringsföretag inom kommunen/företaget läggs upp här med sitt nummer.

 

Organisationsnummer

 

Kommunens/företagets organisationsnummer anges i detta fält med 12 siffror, varav 2 inledande nollor.

 

Avtalsid

 

Det ID-nummer som erhållits i samband med avtalstecknandet anges i detta fält med 11 siffror, varav 2 inledande nollor.

 

Bank

 

Här anges den bankkod som erhållits från banken.

 

Mall

 

Ett nummer anges för den mall som lagts upp i tillsammans med Å-data.

En särskild mall kan gälla för varje företag, eller en gemensam för kommunen.

 

Version

 

Om fakturamallen uppdateras anges ett nytt versionsnummer här. Detta görs i samråd med Å-data.

 

Företagsnamn i logotypen

 

Om företagsnamnet finns i logotypen anges ett ”X” i detta fält.

 

Betalningssätt/Konto

 

Här anges det betalningssätt som önskas genom att ange BG eller PG. Vidare anges kontonummer.

 

4. FTP-uppgifter

4.1 Översikt

 

Här anges de FTP uppgifter som erhålls i samband med avtalstecknandet. Dessa uppgifter skall läggs upp tillsammans med Å-data. Möjlighet finns att testa överföring innan man går i produktion.

 

 

 

 

FTP Server-namn

 

Namnet på servern anges här

 

Användarid

 

Från ”CTD:n” erhålls denna beteckning som måste finnas vid överföring av materialet.

 

Lösen

 

Här anges det lösenord som man får med avtalet. Detta anges bara en gång vid grundupplägget.

 

EAN kod avsändare och bank

 

Dessa koder läggs upp i respektive fält

 

Filnamn: Sändning, Mottagning, Anmälan, Återredov

 

Dessa koder läggs upp av Å-data.

5 Hämta anmälan/avanmälan/återredovisning

5.1 Översikt

 

Genom denna punkt hämtas anmälningar och avanmälningar som kunderna gör i sin Internetbank. Uppgifterna visas sedan i anmälningsregistret. Hämtningarna kan göras valfritt men bör göras dagligen.

Återredovisningen avser en kvittenslista på skickade fakturor. Förteckningen under menypunkten ”skickade fakturor” uppdateras med datum och antal i samband med hämtningen.

 

För att starta hämtningen klickar man på OK – knappen. En meddelandetext visas att hämtning påbörjats. När hämtningen är klar visas att hämtningen är klar.  

 

 

 

6. Anmälningsregister

6.1 Översikt

 

Efter att hämtningar gjorts visas de aktuella kunderna i detta register.

En förteckning visas med anmälda personer där val kan göras för att visa information.

 

Här visas namn, telefon e-post mm samt även övrig anmälningsinformation, som kommunen och banken har kommit överens om skall ingå.

 

I anmälningsregistret kan man även avaktivera kunder. Detta gör att pappersfakturor istället kan skickas ut till kunden.

 

Sökning i registret görs genom att ange personnummer eller namn i respektive fält. Val görs sedan genom att markera vald person och välja OK/Enter eller klicka med musen 

 

 

 

 

 

6.2 Anmälningsregister bild 2

 

6.2.1 Översikt

 

Nedanstående bild visas efter att man valt person från förteckningen. I nedre delen av bilden visar anmälanshistorik för personen, datum för anmälan och avanmälan (Typ AV respektive AN) för respektive bank.

 

Namn, telefon mm är uppgifter som angetts vid anmälan. ”FUI” står för identifikationskoder.   

 

 

6.2.2 Verktygsknappar

Avaktivera/F6: Med denna knapp kan kunden avaktiveras, pappersfaktura kan då skickas utan att kunden själv avanmält sig genom Internetbanken. Klickar man på knappen visas ett fält med texten ”Avaktiverad”. Klickar man igen aktiveras kunden igen.

Visa anmälningsinfo: Med denna knapp visas

en bild där eventuell ytterligare information visas som angetts vid anmälningsförfarandet. F.n. har denna information ingen betydelse.

 

 

7. Skicka fakturor

7.1 Översikt

 

På denna bild visas en förteckning över de fakturabuntar som är skapade med datum och väntar på sändning. Datum visas för när fakturering skett samt även datum för buntar som är översända. Visning av fakturorna kan även göras. På bilden visas de antal fakturor som ingår i bunten.

 

När punkten ”Hämta anmälan/avanmälan/återredovisning” körs uppdateras fältet ”Återredovisat”. Texten ”OK” visas om hela bunten mottagits korrekt. Om texten ”Med Fel” visas, får man använda kvittenslistan för att konstatera vilka fel som uppstått. Omsändning kan göras om hela bunten avvisats, om enstaka fakturor avvisats kan kunderna avaktiveras och pappersfaktura skrivas ut istället. 

 

 

Val av åtgärd görs genom att markera filen och sedan klicka på valfri knapp. För sänd och omsändning kan flera filer markeras. I kolumnen ”K” visas då S respektive O. Genom knappen ”Visa” kan fakturorna visas.

 

Maski­nellt plockas fakturabuntar bort 15 dagar efter överföringen. Sker ingen överföring, ligger buntarna kvar längre tid än 15 dagar.