3.2 Underhåll
uppdragsbeteckningar/register
4.1 Markera
fakturor för sändning
4.2 Sänd
markerade fakturor till utskriftscentral
1. Inledning
Denna dokumentation har till syfte att vara en handbok för hantering av funktionerna för elektronisk postproduktion (EPP) men även direktkopplad hjälpinformation om rutinen. Det går att skriva ut hela eller delar av den och använda som handbok vid sidan om. Utformningen har dock skett för att passa vid hjälpsökning från någon funktion eller meny i rutinen.
Rutinbeskrivningen inleds med en systemöversikt där även arbetsgången beskrivs översiktligt. Därefter följer en funktionsbeskrivning som följer menyindelningen.
Respektive funktion inleds med en översiktlig beskrivning som oftast innehåller en bild av aktuell funktion. Finns verktygsknappar som är specifika för just den bilden förklaras dessa, annars hänvisas till det avsnitt som beskriver de generella verktygsknapparna i hjälpmenyn under rubriken ”grundläggande information”.
Hjälpmenyn är i övrigt indelad i en innehållsförteckning samt aktuellt avsnitt som visas på skärmen.
2. Systemöversikt
För att kunna använda elektronisk postproduktion (EPP), krävs att avtal skrivs med posten eller annan utskriftscentral. Dessutom krävs att Å-datasystemens programprodukt för EPP anskaffas.
När utskrift ska göras av fakturor på EPP, väljs vilka rutiner som ska faktureras på detta sätt. Detta anges i företagsuppgiften till debiteringsrutinerna under fakturatyp.
De olika funktionerna för EPP gäller samtliga företag som finns i de olika debiteringsrutinerna. Däremot kan i företagsuppgiften till debiteringarna anges olika fakturatyper för olika företag. Det innebär att alla företag inte behöver använda EPP. EPP behöver inte heller användas för alla debiteringsrutinerna inom företaget, utan kan blandas med egna utskrifter.
2.1 Arbetsgången
Översiktligt kan arbetsgången beskrivas enligt följande:
Från utskriftscentralen erhålls kunduppgifter som läggs in i rutinen för EPP. Under företagsuppgiften till debiteringsrutinerna anges vilka rutiner som fakturering via EPP ska göras för. När fakturering sedan skett i respektive rutin, finns uppgifterna tillgängliga för översändning elektroniskt.
När översändning av materialet ska ske markeras vilka fakturabuntar som ska sändas, varefter överföringen kan startas.
Möjlighet finns även att föra över materialet till PC-fil för uttag och sändning.
2.2. Huvudmeny
2.2.1 Menyindelning
Respektive funktion nås genom att klicka på rubriken med musen
Sändning fakturor:
Markera fakturor för sändning: Här visas en förteckning
över de fakturabuntar som kan skickas elektroniskt.
Sänd markerade fakturor till EPP: Efter att markering gjorts, startas sändningen här.
Skicka fakturor till fil: Används om uttaget istället
skall göras till fil
Parametrar:
Underhåll kunduppgifter: Innehåller den kunduppgift som erhålls av utskriftscentralen.
Underhåll uppdragsbeteckningar/register: Här registreras uppdragsbeteckningar och registernamn som används vid överföring och överföring till register.
3 Parametrar
3.1 Underhåll kunduppgifter
3.1.1 Översikt
När avtal skrivs erhålls en kunduppgift från utskriftscentralen. Nedanstående uppgifter måste anges innan överföring kan göras. Används postens tjänst ”E-skicka” anges detta även här. Om uppgifterna ska tas över i ett register, måste uppgifter för detta även anges här. Möjlighet finns även att skicka testmaterial innan produktionen går igång.
3.1.2 Inmatningsfält
Grunduppgifter:
Nodid
Utskriftscentralen anger vad som ska anges i detta fält.
Test eller produktion
Här anges T om överföringen endast avser testmaterial. För översändning av produktionsmaterial anges P.
Ansluten till eSkicka
Markera med X om avtal finns om ”eSkicka”. Kontrollera också att Posten ställt i sina system för det nya filutseendet.
FTP-uppgifter:
Server
Namnet på servern anges här
Användarid
Från utskriftscentralen erhålls denna beteckning som måste finnas vid överföring av materialet.
Bibliotek
Eventuellt bibliotek anges här, uppgiften fås från utskriftscentralen
Filnamn
Uppgift om filnamn fås från utskriftscentral.
Löpnummer på filerna
Eventuellt löpnummer anges här med ”X”
Format
Format kan vara *BIN eller *ASC, utskriftscentralen anger vilket.
Fakturor till AS 400 fil:
Bibliotek
Det bibliotek som registret med fakturor finns i anges med sitt namn.
3.2 Underhåll uppdragsbeteckningar/register
3.2.1 Översikt
När avtal skrivs med utskriftscentralen om EPP erhålls en kunduppgift. Uppdragsbeteckningen registreras här medan övriga kunduppgifter registreras under punkten kunduppgifter. Flera uppdragsbeteckningar per kommun kan förekomma beroende på avtal. Ska fakturorna skickas till register måste registernamnet registreras här.
4. Sändning fakturor
4.1 Markera fakturor för sändning
4.1.1. Översikt
När fakturering sker och det i fakturatyp i företagsuppgiften till debiteringarna angivits EP eller EB skapas en fakturabunt. De faktureringar som skapat sådana buntar finns tillgängliga för markering för översändning till EPP. Även filer som översänts tidigare finns tillgängliga för omsändning om så önskas, eller för visning.
På bilden visas de senast 10 dagarnas framställda fakturabuntarna med uppgift om från vilken rutin de kommer, när de är framställda och eventuellt översända. På bilden visas även hur många fakturor varje bunt består av samt hur många sidor den omfattar.
Maskinellt plockas fakturabuntar bort vid överföringen då de är äldre än 10 dagar. Sker ingen överföring, finns buntarna kvar längre tid än 10 dagar.
Val av åtgärd görs genom att markera filen och sedan klicka på valfri knapp. För sänd och omsändning kan flera filer markeras. I kolumnen ”K” visas då S respektive O. Genom knappen ”Visa” kan fakturorna visas.
På bilden visas rutin, faktureringsdatum och tid, Datum och tid för översändning, antal rader och sidor (fakturor).
4.2 Sänd markerade fakturor till utskriftscentral
4.2.1 Översikt
Efter val av fakturabuntar valts skall de sändas genom denna menypunkt. Det lösenord som erhållits anges samt aktuell uppdragsbeteckning. När överföringen är klar visas ett meddelande om hur många poster som sänts över. Uppgifter erhålls även på en bekräftelselista som skrivs ut när överföringen är klar.
4.2.2. Inmatningsfält
Lösenord
Här anges den lösen som erhållits för att kunna sända faktureringsuppgifterna.
Uppdragsbeteckning
Ange namnet på den uppdragsbeteckning som ska användas vid överföringen.
4.3 Skicka fakturor till fil
4.3.1 Översikt
Förutom att göra överföring av fakturor via FTP kan de läggas i särskilt register och bibliotek för sändas på annat sätt. Det register och bibliotek som fakturorna ska läggas in i anges i kunduppgift respektive uppdragsbeteckning