E-faktura

E-fakturor från leverantörer

Grundförutsättningar för att kunna ta emot e-fakturor från leverantörer:

  1. Tilläggsmodulen för inläsning av e-fakturor till leverantörsreskontran
  2. Ett tjänsteavtal med Å-DATA om förmedlingen av fakturor. Avtalet tecknas per organisationsnummer.
  3. För enklare leverans av e-fakturor via Tieto Sweden AB så måste ni teckna ett avtal om detta med Å-DATA. Detta eftersom vi då gör en engångsuppsättning av all trafik till fakturamottagaren. För andra VAN-operatörer måste fakturautställaren beställa en uppsättning för att fakturorna skall kunna levereras till oss.

För att enklast komma igång med att få e-fakturor från leverantörer så föreslår vi följande arbetsgång:

  1. Börja med de fakturautställare som idag har en direktanslutning till Å-DATA. Hämta förteckningen Direktslutna.xls, den innehåller kontaktuppgifter till dessa. De som ni vill ha e-fakturor ifrån kontaktar ni direkt och beställer detta och berättar att fakturorna skall gå via befintlig kommunikation till Å-DATA.
  2. Skapa ett brev som ni kan skicka till resterande leverantörer, använd mallen  Brevmall_efaktura.docsom underlag. Skapa också ett informationsdokument med kontaktuppgifter och teknisk beskrivning, från mallen  Efaktura_Ådata.doc. Den innehåller ett antal XXXXX-fält som ni anpassar med era uppgifter.
  3. Kör ut en fakturastatistik i leverantörsreskontran över de 50-100 leverantörer som skickar flest fakturor till er, ”Ekonomisystem-Leverantörsreskontra-Leverantörer-Största leverantörer”. Till dessa skall ni skicka:
    – Det brev som ni skapade utgående från brevmallen
    – Det anpassade dokumentet Efaktura_Ådata.doc
    – Detaljinformationen för avsändarreferens:  AdditionalDocumentReference.pdf
  4. Matcha fakturastatistiken mot listorna Fakturautställare1.xls (innehåller alla som har färdig koppling till oss exklusive de som kör via Tieto) och skicka en förfrågan med bilagor till dem. Övriga leverantörer i er statistik kontaktar ni på samma sätt. De som kan leverera e-fakturor via annan partner kan endera beställa en uppsättning hos sin partner eller skicka dem via Tieto till oss.
  5. Ni får säkerligen följa upp och stöta på vissa av leverantörerna, oftast går det bra med stora rikstäckande leverantörer men de mindre lokala leverantörer kräver ofta lite mer påtryckning om de inte tidigare har erfarenhet av e-fakturering.
  6. Vissa av leverantörerna kommer att vilja att ni skriver på avtal och/eller tekniska beskrivningar. Kontakta Å-DATA om ni har funderingar på dessa.
  7. Be varje ny leverantör skicka en testfaktura samma väg som de skarpa fakturorna skall gå så att ni ser att allt funkar. Kom ihåg att meddela dem när ni anser att de skall gå i produktion.